ASSISTANT JURIDIQUE H/F
Services marchés publiques, RGPD & assurances (GIE au service de 3 établissements)
DESCRIPTIF DU POSTE
Vous intervenez tant pour le groupement que pour l’ensemble de ses membres et assurez un rôle d’appui structurant au service juridique dans le suivi des dossiers relevant notamment des assurances, de la conformité, du RGPD, de la commande publique et du fonctionnement courant du service.
Le GIE ORAS est l’employeur du personnel qui assure la gestion des activités de ses membres. Il a la charge de tous les services communs nécessaires aux activités de ses membres, dans les domaines fonctionnels de comptabilité, gestion, finance, service juridique, vie sociale, ressources humaines, informatique, assurances…
Le poste est ouvert par le GIE ORAS pour répondre à ses besoins propres et à ceux de l’ensemble de ses membres : SPL AGATE (Aménagement et Gestion pour l’Avenir des Territoires), et SPL ECLAT (exploitation du musée de la Romanité et H2 centre des congrès), SAT (Société d’Aménagement des Territoires) ainsi que sa foncière commerciale la SAS ODIL (Outil de Développement et d’Investissement Local)
▪ La SEM SAT (Société d’Aménagement des Territoires) a pour objet « d’entreprendre des opérations d’aménagement, de rénovation urbaine, de restauration immobilière, de construction d’exploitation et de gestion à caractère industriel et commercial, ou de réaliser toute autre activité d’intérêt général […]. Ces activités sont réalisées soit pour le compte des collectivités publiques ou leurs émanations, soit pour celui de personnes privées, soit pour le compte de la société elle-même… ». À cet effet cette dernière intervient dans les domaines précités :
– soit dans le cadre d’opérations d’aménagement et ou d’opérations de promotion immobilière pour son propre compte,
– soit en qualité de concessionnaire d’aménagement, – soit en qualité d’AMO ou MOD dans le cadre d’opérations d’aménagement ou de construction.
▪ La SPL AGATE (Aménagement et Gestion pour l’Avenir du Territoire) réalise « pour le compte de ses collectivités actionnaires et dans le périmètre géographique de celles-ci, toutes opérations d’aménagement au sein de l’article L300-1 du code de l’urbanisme et toutes opérations de construction. Elle peut, en outre exploiter et gérer tout service public à caractère industriel, commercial culturel, touristique, ou toutes autres activités de service public relevant de l’intérêt général. À cet effet cette dernière intervient dans les domaines précités :
– soit en qualité de concessionnaire d’aménagement,
– soit en qualité d’AMO ou MOD dans le cadre d’opérations d’aménagement ou de construction
– soit en qualité de délégataire de service public (Gestion de l’Office de Tourisme et des Congrèsde Nîmes et de NIMES METROPOLE, gestion du contrôle du stationnement payant sur voirie en centre-ville de Nîmes, gestion d’un parc Sportif et Aqualudique dénommé « Aquatropic », gestion de l’aérodrome de NIMES COURBESSAC)
▪ La SPL ECLAT a pour missions de :
• Réaliser ou faire réaliser la gestion, l’exploitation, le développement, la mise en valeur, la commercialisation et la promotion de tout équipement culturel, touristique ou à vocation évènementielle, ainsi que de tout bâtiment ou monument présentant un intérêt historique, touristique ou culturel, et de tout bâtiment ou équipement utile à l’exercice ou dans le prolongement des missions qui lui sont confiées ;
• De réaliser ou faire réaliser toutes prestations contribuant à la définition et à la mise en œuvre d’actions à caractère culturel, touristique, évènementiel ou à leur coordination ;
• De réaliser ou faire réaliser toutes actions et activités susceptibles de renforcer l’attractivité des équipements culturels, touristiques ou à vocation évènementielle, ainsi que des bâtiments et monuments à caractère historique ;
• De réaliser ou faire réaliser toutes actions susceptibles de favoriser le développement et l’attractivité de l’offre culturelle, touristique ou de l’activité évènementielle, en lien avec les acteurs privés et institutionnels.
• Et d’une manière générale, d’accomplir toutes études et prestations et toutes opérations culturelles, événementielles, commerciales, de communication, locatives, mobilières ou immobilières pouvant se rattacher directement ou indirectement à l’objet ou susceptibles d’en faciliter la réalisation. » La SPL ECLAT a été créée en septembre 2017. À ce jour ses missions sont l’exploitation globale du musée de la Romanité de Nîmes et Centre des Congrès de Nîmes. L’ensemble d’ORAS et de ses membres représentent environ 120 ETP et une trentaine de contrats saisonniers.
RESPONSABILITÉS
Missions / fonctions :
Rattaché directement au Responsable Juridique, l’Assistant juridique, assurances, RGPD et compliance assure un rôle clé de coordination, de préparation et de fiabilisation des dossiers.
Il/elle contribue à la bonne circulation de l’information, à la complétude des pièces, à la mise à jour des tableaux de suivi, aux relances nécessaires, à la traçabilité des actions et à la préparation des dossiers avant validation ou arbitrage.
Le poste comporte une forte dimension de coordination fonctionnelle avec les assistantes opérationnelles, les chargés d’opération et les interlocuteurs externes, afin de fluidifier les circuits et de limiter les remontées inutiles vers le Responsable juridique
MISSIONS PRINCIPALES
1. Appui administratif et juridique au service
– Assurer l’accueil téléphonique et physique ainsi que la gestion du courrier.
– Prendre en charge les tâches d’assistanat et de secrétariat : rédaction de courriers et courriels, organisation de réunions, gestion d’agendas, préparation de dossiers, classement et archivage.
– Participer au traitement administratif et au suivi des dossiers confiés par le Responsable juridique.
– Préparer les dossiers avant validation, signature ou arbitrage.
2. Suivi assurantiel
– Assurer le suivi administratif des dossiers d’assurances.
– Préparer les demandes d’attestations, suivre les retours et effectuer les relances utiles.
– Participer aux déclarations simples de sinistre selon les consignes données.
– Mettre à jour les tableaux et outils de suivi relatifs aux polices, échéances, sinistres et interlocuteurs.
– Centraliser les pièces et préparer les dossiers avant reprise ou arbitrage par le Responsable juridique.
3. RGPD / Conformité / Compliance
– Participer au suivi administratif et documentaire des sujets RGPD et compliance.
– Mettre à jour les registres, tableaux de suivi, plans d’action et supports de contrôle.
– Préparer les éléments nécessaires aux échanges avec les partenaires spécialisés ou les interlocuteurs externes.
– Assurer la traçabilité des demandes, relances et retours.
4. Appui à la commande publique et à l’exécution
– Participer, sous le contrôle du Responsable juridique, au suivi administratif des dossiers de commande publique.
– Vérifier la complétude des pièces et la présence des documents attendus.
– Mettre à jour les tableaux de suivi, états d’encours, échéanciers et outils de recensement.
– Assurer un rôle de coordination de premier niveau avec les assistantes opérationnelles pour la transmission des pièces, des fins de procédure et des documents utiles au suivi.
– Prendre en main les progiciels et outils métiers du service, notamment SIS, avec un objectif d’autonomie progressive sur le suivi des procédures, la mise à jour des données, les états d’encours et le recensement.
5. Coordination des flux et fiabilisation des outils
– Assurer la mise à jour des fichiers, bases de données, tableaux de bord et supports de suivi.
– Veiller à la fiabilité, à la lisibilité et à la complétude des informations.
– Signaler les points de blocage, anomalies ou besoins d’arbitrage.
– Contribuer à l’amélioration des méthodes de travail, des trames et des circuits internes.
– Participer à la structuration des flux d’information entre le service juridique, les équipes opérationnelles et les partenaires externes.
6. Relations fonctionnelles et coordination
– Assurer un suivi régulier avec les assistantes opérationnelles.
– Accompagner les équipes dans la préparation des dossiers et la transmission des pièces.
– Faciliter la circulation de l’information avec les chargés d’opération, les interlocuteurs assurance et les partenaires externes.
– Participer à la sécurisation du fonctionnement quotidien du service juridique.
D’autres missions pourront vous être confiées en fonction des besoins.
PROFIL DU CANDIDAT
Formation
– Bac +3 à Bac +5 avec dominante juridique, administrative, gestionnaire ou équivalente.
– Une expérience significative en gestion administrative, coordination de dossiers, suivi d’activité ou environnement institutionnel/parapublic sera particulièrement appréciée.
Expérience
– Expérience souhaitée dans une fonction d’assistanat juridique, de coordination administrative, de gestion de dossiers ou de support à une direction.
– Une expérience dans un environnement public, parapublic, immobilier, assurantiel ou juridique constitue un atout.
Compétences techniques
– Excellente organisation et sens du suivi.
– Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook, PowerPoint).
– Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers. – Aisance rédactionnelle et qualité d’expression écrite.
– Capacité à tenir des tableaux de suivi et à fiabiliser les données.
– Sens de la coordination et aptitude à relancer efficacement les interlocuteurs.
– Appétence pour les sujets juridiques, assurantiels et de conformité.
Connaissances souhaitées
– Connaissance des environnements administratifs ou parapublics.
– Sensibilité aux enjeux de commande publique, d’assurances, de conformité et de RGPD.
– La connaissance d’un progiciel métier ou d’outils de gestion documentaire constitue un plus.
Qualités personnelles
– Rigueur et méthode
– Fiabilité et discrétion
– Réactivité
– Sens pratique
– Polyvalence
– Capacité d’adaptation
– Bon relationnel et goût du travail transversal
– Esprit de service et sens de la confidentialité
Conditions du poste
– Lieu : Nîmes
– Type de contrat : CDI – Statut : Employé / Agent de maîtrise selon profil
– Rémunération : entre 25K/29K brut annuel selon profil et expérience – Avantages : Tickets restaurant, mutuelle, RTT, télétravail, selon les modalités internes, etc…
